رهبران و صاحبین کسب و کارها به جای فعالیتمحور بودن، نتیجهمحورند. اگر انجام کار به نتیجه ارزشمندی منجر نشود، بیهوده و بی فایده است. رهبران همیشه به نتایجی که از آنها انتظار میرود، فکر و تمرکز میکنند.
پرسیدن مداوم این چهار سوال از خودتان تاثیر زیادی برای کسب نتیجه خوب دارد:
-
کارهای با ارزش و با اهمیت من کدامند؟
کدام فعالیتها و کارها بیشترین ارزش را برای کار و سازمانتان دارد؟ اینها همان فعالیتهایی هستند که باید بر آنها تمرکز کنید و وقت بزارید.
-
نتایج مهم و کلیدی من کدامند؟
به ندرت بیش از 5 تا 7 حوزه نتیجه کلیدی برای هر جایگاه در سازمان وجود دارد. برای این که وظایفتان عمل کرده باشید، باید در این حوزهها به نتایج فوقالعادهای دست یابید. وقتی نتایج کلیدی خود را مشخص کردید، باید بالاترین معیارهای عملکرد را تعیین کرده و به آنها دست یابید. به یاد داشته باشید که چشم دیگران به شما دوخته شده است و از شما انتظار دارند.
-
کدامیک از کارها را من و فقط من میتوانم انجام دهم که اگر خوب انجام شود، تفاوت چشمگیری در شرکت و کسب و کار من ایجاد میکند؟
شما وظایف و کارهایی دارید که فقط باید توسط خودتان انجام شوند؛ اگر آن را انجام ندهید، هیچکس آن را نمیتواند انجام دهد و پیش ببرد.
-
برای استفاده بهتر از زمانم ارزشمند ترین روش کدام است؟
این همان سوال کلیدی است. کارهایی وجود دارد که فقط شما از عهده انجامشان برمیآیید؛ اما رهبران بسیاری از انجام وظایف خود سر باز میزنند و پشت گوش می اندازند، فقط به این دلیل که مشغول کارها و وظایف دیگری میشوند که و ظیفه آنها نیست. رهبران برتر در کسبوکار میدانند که برای چه کاری حقوق میگیرند و برای چه کاری نمیگیرند.
اولویتبندی کنید!
یکی از مهارتهای کلیدی و مهم کسب نتایج خوب، یادگیری روش اولویتبندی است. تعیین فعالیتهای ارزشمند به تنهایی کافی نیست. رهبران باهوش و با تجربه اولویتبندی میکنند، در نتیجه فقط بر مهمترین و ارزشمندترین فعالیتها کار میکنند.
یکی از مهمترین و درست ترین روشهای اولویتبندی کارها استفاده از روش الف.ب.پ.ت.ث است. در این روش فهرستی از فعالیتهای خود تهیهکرده و آنها را بر اساس درجه اهمیتشان اولویتبندی میکنید.
کار الف کاری بسیار مهم است که حتما باید انجام شود. اگر این کار را شما انجام ندهید، عواقب قابلتوجهی خواهد داشت. بعضی اوقات ممکن است چند کار الف دارید. در این صورت آنها را الف1، الف2، الف3 و . . . بنامید. البته الف1 مهمترین وظیفه است و الف2 در رده بعدی جای میگیرد.
کار ب کاری است که باید انجام شود و انجام ندادن آن هم عواقبی را در پی خواهد داشت. با این حال، این عواقب به بدی و خطرناکی عواقب انجام ندادن کار الف نیست. وقتی هنوز کاری دارید که اولویتش الف است، سراغ کار ب نروید و اول کار الف را انجام دهید.
کار پ کاری است که بهتر است انجام شود، اما عواقبی ندارد و مشکلی برای شما و کسب و کارتان ایجاد نمی کند. شاید خواندن مجله و روزنامه لذتبخش باشد و شما را در جریان اخبار سیاسی یا ورزشی و دیگر موارد قرار دهد، اما هیچ کمکی به کارتان نمیکند. وقتی هنوز کار ب دارید، سراغ کار پ نروید.
کار ت کاری است که میتوانید انجام آن را به شخص دیگری واگذار کنید. یکی از مهمترین قوانین رهبری این است که هر کار قابل واگذاری را به دیگران واگذار کنید. شما کارهای فراوانی دارید که فقط خودتان از عهده انجامشان برمیآیید و میبایست توسط شما انجام شود؛ پس نباید وقت خود را صرف کارهایی کنید که از عهده دیگران هم ساخته است.
از خودتان بپرسید «چه کاری را من و فقط من میتوانم انجام دهم که تفاوت چشمگیری در شرکت ایجاد کند؟» اگر کاری هست که در این طبقه قرار نمیگیرد، آن را به شخص دیگری از کارمندانتان واگذار کنید. قانون اولویتبندی به این شکل ادامه مییابد که: وقتی هنوز کار پ باقی مانده است، سراغ کار ت نروید.
کار ث کاری است که باید حذف شود حتی نباید آن را در دستور کار و برنامه تان قرار دهید. این کار هیچ عواقب و هیچ فایدهای ندارد. شاید زمانی در گذشته مفید بوده؛ اما اکنون منسوخ شده است یا شاید اصلا و به هیچ طریقی نباید انجام میشده و اکنون زمان حذف کردن آن است.
کلید استفاده از روش الف.ب.پ.ت.ث این است که هرگز تا وقتی کار مهمتری دارید، سراغ کارهایی کم اولویتتر و بی اهمیت تر نروید. در هر کاریباید از این قانون تاکید و استفاده کنید زیرا گفتنش آسان و به یاد آوردن و انجام دادنش دشوار است و حواستان باشد دجار اهمال کاری نشوید.
همه افراد را بر اثربخشی متمرکز کنید!
رهبران همزمان با تمرکز بر نتایج مد نظر، همیشه حوزههای نتیجه کلیدی خود را به دیگران اعلام کرده و آنها را به اولویتبندی کارهای مهم تشویق و هدایت میکنند. رهبران میدانند که توانایی اولویتبندی و تمرکز بر ایجاد تفاوتهای برجسته، کلید اثربخشی افراد است، درست همانطور که کلید اثربخشی سازمان و رهبر است.
اگر مشغول انجام کارهایی هستید که به شکلی برجسته انجام میشوند اما در حوزههای نتایج کلیدیتان قرار نمیگیرند و مهم نیست، نتایج بیارزشی را کسب خواهید کرد؛ اما اگر یک یا دو کار مهم را واقعا خوب انجام دهید، کمکی بزرگ و ارزشمندی به سازمان خود یا کسب و کارتان خواهید کرد.
